Tips Menggunakan Email yang Baik

Berikut Tips Menggunakan Email yang Baik menurut beberapa alamat web atau sumber yang saya dapat Semoga Bermanfaat:

http://ducky.com/advice/translations/indonesian/email.status.html

• Status bahasa dapat diperbaiki dengan grammar dan spelling checker.
• Mencantumkan paraf dan memperkenalkan diri di awal pesan akan mengurangi kemungkinan salah paham.
• Semoga dengan membaca panduan ini Anda menjadi lebih sadar dalam menulis pesan email.

http://www.jokosusilo.com/2009/10/09/4-cara-membuat-email-anda-pasti-masuk-ke-email-penerima-secara-aman/

• Pastikan email yang anda masuk ke folder inbox, dan bukan kotak spam.
• Setiap mengirimkan email, pastikan anda beri judul. Mungkin saja, saat anda sedang sibuk-sibuknya sampai terlupa memberikan subject/judul pada email yang anda kirim.
• Jangan gunakan huruf besar. Baik di judul email maupun tubuh email, hindari menuliskannya dengan huruf besar. 
• Hindari mengirimkan attachment dalam email.

http://inosensi.blogspot.com/2011/09/cara-efektif-menggunakan-email.html

• Bila Anda perlu bukti komunikasi tertulis. Mengarsipkan surat elektronik yang bersifat penting, dapat membantu jika Anda perlu merujuk kembali kepada apa yang dikatakan/ditulis seseorang, memberikan semacam bukti (misalnya, bukti bahwa Anda telah membayar produk atau layanan tertentu).
• Bila Anda perlu menyebarluaskan informasi kepada banyak orang dengan cepat (misalnya memo kepada staf kantor/perusahaan Anda).
• Informasi yang ingin Anda bagikan tidak mendesak.  Anda bisa mengirim email setiap saat (juga saat tengah malam) tetapi itu tidak berarti Anda bisa mendapat jawaban secepatnya. Karena kebanyakan orang menjadikan email sebagai bagian dari pekerjaannya, dan mereka membuka email selama jam kerja.  Lain halnya bila penerima email telah menjanjikan sebelumnya bahwa ia akan membalas dalam satu dua hari.

http://home.unpar.ac.id/~gatut/pelatihan/pine/tutorial.4/

• Email mudah sekali diteruskan ke orang lain. Meskipun tujuannya baik, tidak selalu membawa manfaat. Jika tidak yakin, tanyakan pengirim sebelum meneruskan email.
• Jawaban email mungkin terkirim ke orang yang tidak seharusnya. Ketika membalas pastikan membaca daftar penerima, khususnya alamat mailing lists, yang mungkin mendistribusikan email ke puluhan, ratusan atau jutaan penerima.
• Email bisa berisi junk mail (obrolan yang sia-sia), jadi hindarkan pembahasan yang tidak perlu.
• Email memerlukan tempat di komputer (hard disk), jadi hapus email yang tidak lagi diperlukan.

http://portal.paseban.com/article/3021/tips-email

·         Jangan membuka attachment dari pengirim yang tidak dikenal, karena mungkin saja pesan tersebut berisi virus atau perangkat lunak yang berbahaya yang akan memonitor aktivitas Anda atau bahkan mengambil alih komputer Anda. Anda juga harus mencurigai lampiran-lampiran pesan yang dianggap aneh dari pengirim yang Anda kenal sekalipun. Komputer pengirim bisa saja diambil alih oleh malware yang akan mengirimkan Anda virus tanpa sepengetahuan pemilik akun email-nya.

·         Hati-hati saat memberikan alamat email aman Anda kepada orang lain. Sedikit batasi penggunaan email untuk bisnis atau untuk teman dekat. Anda bisa menggunakan alamat email dari layanan gratis seperti Gmail atau Yahoo! untuk melakukan pembelian,signup untuk berlangganan atau melakukan hal lain yang mungkin mengekspos Anda untuk spam.

http://id.answers.yahoo.com/question/index?qid=20100113232916AATLMZT

• Gunakan subject yang mempunyai arti yang jelas
• Jangan menggunakan tanda “urgent” untuk setiap email
• Jangan membiasakan mensetup “receive / read notification” untuk setiap email
•  Jangan biasakan mengirim attachment besar ke banyak orang jika tidak penting
• Pastikan spellingnya bagus dan benar
• Jika mengirim melalui distribution list periksa dulu siapa saja dalam list tersebut, pastikan mereka yang memang yang anda maksud
• Jangan menggunakan singkatan seperti mengirim sms

http://www.prowebpro.com/articles/etika_email.html

• Pastikan judulnya relevan dengan isi email.
• Mengenai isi email, usahakan email sependek mungkin. Jika mereply, delete informasi-informasi yang berulang-ulang misalnya signature yang berulang-ulang maupun pesan yang sudah tidak relevan lagi. Jika menyertakan file attachment, pastikan ukurannya terkecil yang bisa dilakukan. Jika file JPEG, pastikan ukurannya sudah diperkecil.
• Pakai huruf yang berukuran sedang. Pakai bold untuk yang benar-benar penting. Untuk warna, hati-hati dalam pemakaian warna terutama warna merah. Juga jangan memakai huruf kapital semua, pakai huruf kapital sesuai kepentingan misalnya singkatan. Salah tata penulisan akan membangkitkan suasana tidak enak.
• Jika anda menyertakan attachment, buatlah attachment sekecil mungkin. Attachment di bawah 5MB masih diterima secara umum. Di atas 5 MB, pastikan penerima email anda memiliki koneksi internet yang cepat.

http://araya19.blogspot.com/2011/01/etika-menulis-email.html

• Hindari lah dalam penggunaan kata-kata yang tidak beraturan, baik itu kata-kata klise ataupun kata-kata kalimat langsung. Atau kata-kata yang benar tapi salah saat mengetiknya sehingga terlihat seolah-olah bahasa Anda jelek.
• Cobalah menulis email to the point. Menulis email yang sangat panjang selain capek, juga orang yang membacanya menjadi malas, sehingga sering diabaikan, atau baru dibaca keesokan harinya atau bahkan di-delete.
• Ungkapkan lah keinginan Anda dengan lengkap dan jelas. Bila Anda rasa sudah cukup, jangan ditambah-tambah lagi. Ini akan membuat isi email Anda jelek dan jadi terlihat berbelit-belit.

http://www.gerobag.com/artikel/tips-dan-trik/etika-dalam-beremail.html

• Semakin singkat, semakin baik. Tuliskan semua kalimat hanya bila kita sudah tahu apa yang hendak dibicarakan. Lebih baik kita biasakan menulis dengan mengingat bahwa suatu saat nanti tulisan tersebut bisa disebarluaskan ke rekan kerja, atau saudara kita.
• Bila email yang dikirimkan merupakan rantai pembicaraan (terdiri dari beberapa email sebelumnya), jangan lupa untuk menaruh sebagian berita sebelumnya. Bagian yang kurang penting, dibuang saja (snip).
• Berikan kesan bertanggungjawab atas email yang sudah masuk ke dalam mailbox kita. Bila kita sudah punya waktu menjawab email yang jelas (misalnya pagi atau sore hari atau satu waktu tertentu), orang akan tahu kapan waktu yang tepat untuk berkomunikasi dengan kita.

http://www.otakku.com/2007/08/17/mengirim-e-mail-dengan-baik-dan-benar/

• Sebaiknya di dalam isi email, harus dicantumkan nama yang dituju. Hal ini sangatlah penting mengingat tidak semua email merupakan milik si penerima. 
• Email yang diterima sudah seharusnya di balas dalam waktu singkat dan alangkah lebih baik bila anda sedang berhalangan untuk menerima email, dapat diwakilkan oleh orang lain atau rekan kerja sehingga pelanggan atau klien anda tidak menunggu terlalu lama.
• Selalu mencantumkan nama dan jabatan adalah perlu sehingga mereka (pelanggan) dapat mengetahui dengan siapa mereka berhubungan. Untuk memudahkan kita bahwa setiap email yang kita kirim selalu mencantumkan nama perusahaan, nama , jabatan maupun alamat, kita bisa menggunakan Signature File (fungsi yang ada di program Email) yang secara otomatis akan mengirim data pribadi yang telah kita isi sebelumnya.